Cuando el 25 de mayo rija legalmente el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) las empresas tendrán la obligación de asegurar suficientemente sus valores de protección o incluso sus datos secretos. Y no sólo de manera digital, sino también física: por ejemplo expedientes, contratos, datos personales y formularios de clientes en armarios de oficina. Los requisitos de seguridad aumentan, y EMKA ya tiene las soluciones.
EMKA informa: A partir del 25 de mayo rige el Reglamento General de Protección de Datos
Está creciendo la demanda de soluciones electromecánicas de cierre; y lo hará todavía más con el RGPD a partir del 25 de mayo, como muy tarde. A partir de este momento, la seguridad física de los datos de oficina de prácticamente todas las empresas preocupará todavía más que hasta ahora. Muchas empresas ya están pensando en asegurar sus datos de forma digital; están reprocesando los datos de contacto de sus clientes y colaboradores y adaptando su comunicación electrónica o el envío de boletines a la nueva ley. Sin embargo, a menudo se olvidan de que el RGPD también prescribe la protección de la información sensible que se halle en forma impresa o manuscrita en archivos y armarios de oficina, lo que afecta sobre todo a los departamentos de personal. A más tardar en la fecha señalada, las empresas deberán proteger los datos de sus empleados y solicitantes de empleo. Todos los documentos sensibles deberán estar aguardados en un área protegida con posibilidades de acceso diferenciadas para los responsables de personal. A través de un registro se tiene que poder hacer un seguimiento inequívoco de quién ha consultado expedientes y cuándo lo ha hecho.
Para impedir el acceso a estos datos de personas no autorizadas por un lado, y por otro para llevar un registro de las personas con acceso autorizado, los cierres electrónicos con función de control ofrecen una seguridad elevada. Por ello, EMKA ya ha diseñado soluciones para los ámbitos de aplicación más diversos.
La Directiva para la protección de la información confidencial incrementa la seguridad de los datos
Pero esta no es la única regulación legal que las empresas tienen que cumplir desde este mismo instante; porque además del RGPD en Alemania se tiene que trasladar a la legislación federal la directiva para la protección de la información confidencial de la UE antes de junio de 2018. Mientras que el RGPD afecta especialmente a datos personales, la directiva para la protección de la información confidencial se refiere sobre todo a datos sensibles procedentes del diseño del producto. Esto implica para las empresas: las compañías deberán demostrar de ahora en adelante que aplican medidas de protección, como por ejemplo controles y restricciones de acceso con documentación. Finalmente, los empleados manejan cada día en sus puestos de trabajo datos valiosos sensibles, como por ejemplo contratos, listas de proveedores o información sobre patentes.
La directiva para la protección de la información confidencial también dice: En el futuro sólo se considerará como información confidencial o conocimientos prácticos de una empresa (por ejemplo datos de un prototipo, datos de proyectos, o similares) aquellos que dicha empresa señalice activamente como tales. Si en caso de litigio no pudiera demostrarse que ciertas informaciones se habían señalizado y protegido contra el acceso de personas no autorizadas de manera suficiente, la ley no garantizará ninguna protección a estas informaciones. En este contexto, la aplicación de sistemas de cierre electrónico puede ser una solución apropiada.
Demanda de soluciones de cierre seguras
Actualmente las empresas ya no han de temer nada a la hora de adaptarse a tales sistemas y de su nueva instalación. Los mecanismos de cierre clásicos se pueden reemplazar o complementar con cierres electromecánicos, y combinar en un sistema de cierre inteligente.
Agent-E: Solución de cierre electrónico de EMKA
Por ejemplo con el “Agent-E”, EMKA ha diseñado un sistema de seguridad que hace posible el acceso personalizado al armario, así como una supervisión permanente y un control constante de las operaciones de apertura y cierre. El acceso controlado para personas autorizadas a los armarios de oficina o a los archivos de expedientes se puede realizar de muchas formas, por ejemplo autentificándose los empleados sin contacto con un soporte de datos RFID. El escáner integrado en el mango lee la tarjeta RFID o el coin, e identifica de este modo al usuario. En función de las preferencias de la empresa, el mando del cierre también puede realizarse mediante una aplicación app, un teclado PIN pad, un sensor de huellas dactilares o una comunicación NFC (Near Field Communication).
Control central de acceso con el Control Cockpit de EMKA
Al poderse adaptar de forma individualizada a las necesidades del cliente, la diversidad de posibilidades de aplicación dependerá del modo de control electrónico del cierre que el cliente desee. En caso necesario el sistema controla todas las operaciones de apertura y cierre a través del software Control Cockpit. Como ya se ha indicado, la trazabilidad también desempeña un papel protagonista en el marco del nuevo RGPD. Cuando una persona no autorizada abre un armario de expedientes del departamento de personal sin una autentificación previa, se informa inmediatamente a la central y ésta puede reaccionar. El Control Cockpit gestiona todas las autorizaciones de acceso y documenta todas las operaciones de apertura y de cierre.
El nuevo sistema eCam asegura los armarios contra la apertura no autorizada.
Asimismo, EMKA ha ampliado recientemente su cartera de sistemas electrónicos de cierre con el nuevo sistema “eCam”: un cierre electromecánico de aguja dispuesto en el interior del armario que asegura puertas, trampillas y similares contra la apertura no autorizada; como protección contra el robo o el sabotaje.
Ingeniosa tecnología de bloqueo.
Hay muchos motivos para reequipar los cierres mecánicos empleados habitualmente o para ampliarlos con sistemas electrónicos. EMKA ofrece una amplia cartera de soluciones de cierre electromecánico adecuadas para prácticamente todos los sectores en el contexto del RGPD, que incluye la supervisión centralizada de todos los armarios con datos sensibles.