Wanneer op 25 mei de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming in werking treedt, zullen bedrijven hun gevoelige of zelfs geheime gegevens adequaat moeten beveiligen. Niet alleen digitaal, maar ook fysiek - met bijvoorbeeld dossiers, contracten, gegevens over personeel en klantformulieren in kantoorkasten. De beveiligingseisen worden strenger. EMKA heeft de oplossingen al in huis.
EMKA informeert: De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU-GDPR) treedt op 25 mei in werking
De vraag naar elektromechanische vergrendelingsoplossingen neemt toe - en zal dat blijven doen door de invoering van de EU-GDPR op 25 mei. Vanaf die datum zal de fysieke beveiliging van kantoorgegevens bijna elke onderneming nog meer aangaan dan tot nu toe het geval was. Veel bedrijven denken al na over digitale gegevensbescherming, herzien de contactgegevens van hun klanten en zakenpartners, en passen hun e-mailcommunicatie of nieuwsbriefdistributie aan de nieuwe wet aan. Vaak vergeten zij echter dat de EU-GDPR ook voorziet in de bescherming van gevoelige informatie die in gedrukte of handgeschreven vorm is opgeslagen in dossiers en kantoorkasten. Met name de personeelsafdelingen zijn hiertoe verplicht. Bedrijven moeten de gegevens over hun werknemers en concurrenten actief beschermen tegen de datum waarop ze in aanmerking komen. Alle gevoelige documenten moeten worden opgeslagen in een beveiligde ruimte, met geclassificeerde toegangsfaciliteiten voor de personeelsmanagers. In een protocol moet uitvoerig worden aangegeven wie de dossiers heeft ingezien en wanneer.
Om enerzijds te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot deze gegevens en anderzijds de door bevoegde personen verkregen toegang te registreren, bieden elektronische sloten met een controlefunctie een hoge mate van veiligheid. EMKA heeft daarom al oplossingen ontwikkeld voor de meest uiteenlopende toepassingen.
De vertrouwelijkheidsrichtlijn verscherpt de gegevensbeveiliging
Dit is echter niet de enige wettelijke bepaling waaraan bedrijven vanaf nu steeds meer aandacht moeten besteden. Want naast de GDPR moet tegen juni 2018 ook de EU-vertrouwelijkheidsrichtlijn in Nederlands recht zijn omgezet. Terwijl het vooral persoonsgegevens zijn die onder de GDPR vallen, heeft de vertrouwelijkheidsrichtlijn met name betrekking op gevoelige gegevens over productontwikkeling. Voor bedrijven betekent dit: beschermingsmaatregelen zoals toegangscontroles en beperkingen met documentatie moeten voortaan door de betrokken bedrijven worden aangetoond. Ten slotte hebben werknemers op de werkplek elke dag te maken met gevoelige, vertrouwelijke gegevens, bijvoorbeeld contracten, lijsten van leveranciers of patiënteninformatie.
In de vertrouwelijkheidsrichtlijn staat ook: In de toekomst geldt dit alleen voor een bedrijfsgeheim of voor know-how van de onderneming (b.v. gegevens voor een prototype, projectgegevens enz.) die de onderneming actief als zodanig heeft geïdentificeerd. Indien bij een geschil niet kan worden aangetoond dat overeenkomstige informatie is geïdentificeerd en tegen toegang door onbevoegden is beschermd, biedt de wet geen bescherming van deze informatie. Het gebruik van elektronische sloten kan in dit verband een geschikte oplossing zijn.
Veilige afsluitsystemen vereist
Bedrijven hoeven er niet langer voor terug te schrikken om op dergelijke systemen over te schakelen of deze opnieuw te installeren. Klassieke sluitmechanismen kunnen in zeer korte tijd worden vervangen of aangevuld door elektromechanische sloten en worden gecombineerd met een intelligent sluitsysteem.
Agent-E - EMKA's elektronische afsluitsysteem.
Met "Agent E" heeft EMKA bijvoorbeeld een beveiligingssysteem ontwikkeld dat gepersonaliseerde toegang tot de kast mogelijk maakt, samen met permanente bewaking en controle van het sluitings- en openingsproces. Gecontroleerde toegang tot het kantoor en de archiefkasten voor geautoriseerde personen is in vele opzichten mogelijk, bijvoorbeeld door medewerkers contactloos te autoriseren met een RFID-datadrager. De in de handgreep geïntegreerde scanner leest de RFID-kaart of -tag en identificeert zo de gebruiker. Afhankelijk van de voorkeur van het bedrijf kan het slot ook worden bediend via een app, een pincodepaneel, een vingerafdruksensor of via Near Field Communication (NFC).
Aangezien het systeem individueel aan de klant kan worden aangepast, afhankelijk van de manier waarop hij het slot elektronisch wil bedienen, zijn een groot aantal toepassingen mogelijk. Indien gewenst kan het systeem alle openings- en sluitingsprocessen via de software Control Cockpit besturen. Want zoals gezegd, speelt ook traceerbaarheid een belangrijke rol in het kader van de nieuwe EU-GDPR. Als een onbevoegd persoon een dossierkast in de personeelsdienst opent zonder voorafgaande authentificatie, wordt het centrale kantoor onmiddellijk op de hoogte gebracht en kan het reageren. De Control Cockpit beheert alle toegangsautorisaties en documenteert elk openings- en sluitingsproces.
Het nieuwe eCam-systeem beveiligt kasten tegen ongeoorloofd openen.
Bovendien heeft EMKA onlangs het nieuwe "eCam"-systeem toegevoegd aan zijn portefeuille van elektronische sluitsystemen: Een elektromechanische sluitlip slot die in de kast wordt geïnstalleerd, beveiligt deuren, kleppen enz. tegen ongeoorloofd openen - ter bescherming tegen diefstal of sabotage.
Ingenieuze afsluittechniek.
Er zijn veel redenen om veel voorkomende mechanische sloten te upgraden of uit te breiden met elektronische systemen. EMKA biedt een breed portfolio aan elektromechanische vergrendelingsoplossingen die geschikt zijn voor bijna elke industrietak die onder de GDPR valt - inclusief centrale bewaking van alle kasten met gevoelige gegevens.